منظور از متناسب سازی در پی ام بوک هشت (PMBOK 8) چیست

در نسخه هشتم استاندارد مدیریت پروژه (PMBOK 8)، مفهوم «متناسب‌سازی» یا Tailoring یکی از پایه‌ای‌ترین اصول برای اجرای حرفه‌ای پروژه‌هاست.
PMI تأکید می‌کند که هیچ پروژه‌ای مشابه دیگری نیست؛ بنابراین استفادهٔ یکسان از فرآیندها، ابزارها و رویکردهای مدیریت پروژه برای همهٔ پروژه‌ها نه منطقی است و نه کارآمد.

Tailoring در PMBOK 8 یک رویکرد سیستماتیک و آگاهانه برای تنظیم و سفارشی‌سازی روش‌های مدیریت پروژه بر اساس بستر سازمان، ماهیت پروژه، سطح ریسک، نوع ذی‌نفعان و فناوری است.

۱. تعریف متناسب‌سازی (Tailoring) در PMBOK 8

Tailoring یعنی:

«انتخاب، تنظیم، و سفارشی‌سازی فرآیندها، ابزارها، روش‌ها و رویکردهای مدیریت پروژه به گونه‌ای که با ویژگی‌های خاص پروژه و سازمان سازگار باشد.»

این مفهوم در PMBOK 8 نه یک توصیهٔ جانبی، بلکه یک جریان تصمیم‌گیری ساختاریافته است که در تمام چرخهٔ پروژه ادامه دارد.

۲. چرا Tailoring در PMBOK 8 اهمیت بیشتری پیدا کرده است؟

۲–۱. تفاوت پروژه‌ها از نظر پیچیدگی و عدم‌قطعیت

پروژه‌های زیرساختی، نرم‌افزاری، تحقیق و توسعه، تحول دیجیتال یا استارتاپی نیازهای کاملاً متفاوتی دارند.

۲–۲. افزایش تنوع روش‌های مدیریت پروژه

• Predictive
• Agile
• Hybrid

بدون Tailoring نمی‌توان تشخیص داد کدام روش برای کدام پروژه مناسب‌تر است.

۲–۳. تمرکز PMBOK 8 بر ارزش (Value)

Tailoring تضمین می‌کند روش‌ها در راستای خلق ارزش بیشتر انتخاب شوند، نه تقلید کورکورانه از استاندارد.

۳. مراحل متناسب‌سازی در PMBOK 8

PMBOK 8 برای Tailoring یک جریان ۵ مرحله‌ای معرفی می‌کند:

۳–۱. شناخت بستر سازمانی (Organizational Context)

شامل:

• ساختار سازمان
• سطح بلوغ پروژه‌ای
• سیاست‌ها و استانداردهای داخلی
• فرهنگ حاکم
• توانایی تیم و ذی‌نفعان

۳–۲. تحلیل ویژگی‌های پروژه

عواملی مانند:

• میزان پیچیدگی
• حجم و اندازه
• سطح نوآوری
• محدودیت‌های قانونی
• ماهیت محصول یا خدمت

۳–۳. انتخاب رویکرد توسعه (Predictive / Agile / Hybrid)

Tailoring تعیین می‌کند:

• آیا باید پروژه را مرحله‌به‌مرحله برنامه‌ریزی کرد؟
• یا باید از روش‌های چابک و تکرارشونده استفاده شود؟
• یا ترکیبی از آن‌ها؟

۳–۴. تنظیم فرآیندها و ابزارها

در این مرحله تصمیم گرفته می‌شود:

• کدام فرآیندها اجرا شوند؟
• کدام ابزارها ضروری‌اند؟
• سطح مستندسازی چقدر باشد؟
• چه نوع Governance لازم است؟

۳–۵. بازبینی و اصلاح مستمر (Continuous Tailoring)

Tailoring «یک‌بار برای همیشه» نیست.
در طول چرخه پروژه باید دائماً بازبینی شود و با شرایط جدید تنظیم گردد.

۴. Tailoring چگونه بر دامنه‌های PMBOK 8 اثر می‌گذارد؟

Governance:
– سطح گزارش‌دهی و کنترل تغییر بر اساس سطح ریسک تنظیم می‌شود.

Scope:
– در Agile محدوده پویا و مبتنی بر Backlog است؛ در Predictive ثابت‌تر است.

Schedule:
– برنامه زمان‌بندی ممکن است شبکه‌ای (Predictive) یا Sprint-based باشد.

Finance:
– بودجه یا ثابت (Predictive) است یا مبتنی بر ظرفیت تیم (Agile).

Resources:
– نوع مهارت‌ها و ابزارهای موردنیاز بر اساس رویکرد توسعه تعیین می‌شود.

Stakeholders:
– Tailoring مشخص می‌کند ذی‌نفعان با چه سطحی از مشارکت و چه الگوی ارتباطی درگیر شوند.

Risk:
– در پروژه‌های چابک، ریسک به‌صورت تکرارشونده و تجربه‌محور مدیریت می‌شود؛ در پروژه‌های پیش‌بینانه تحلیل سنگین اولیه ضروری است.

۵. نمونه‌های عملی Tailoring در دنیای واقعی

مثال ۱: پروژه ساخت کارخانه

• طراحی و ساخت: Predictive
• نرم‌افزارهای کنترلی: Agile
• گزارش‌دهی پورتفویی: Predictive
  → Tailoring یک Hybrid منطقی ایجاد می‌کند.

مثال ۲: استقرار یک سیستم CRM

• اخذ نیازمندی‌ها: Agile (چون تغییرپذیر است)
• مهاجرت داده‌ها: Predictive
• توسعهٔ امکانات جدید: Agile

مثال ۳: پروژه تحقیق و توسعه (R&D)

• نیاز به تکرار، آزمایش و یادگیری → Agile
• مستندسازی نتایج → Predictive
  → Tailoring هر دو رویکرد را ترکیب می‌کند.

۶. اشتباهات رایج در Tailoring

• استفاده از همهٔ فرآیندها فقط چون «در استاندارد آمده‌اند»
• حذف فرآیندهای مهم مثل مدیریت ریسک به بهانهٔ چابکی
• انتخاب Agile بدون بلوغ فرهنگی
• تنظیم نکردن مستندسازی متناسب با پیچیدگی
• بازنگری نکردن Tailoring در طول پروژه

PMBOK 8 تأکید می‌کند Tailoring باید منطقی، داده‌محور و ارزش‌محور باشد.

جمع‌بندی

Tailoring یا متناسب‌سازی در PMBOK 8، به مدیر پروژه آزادی و مسئولیت می‌دهد تا:

• روش‌های مناسب را انتخاب کند،
• فرآیندها را با واقعیت پروژه تنظیم کند،
• و از طریق این تصمیمات ارزش بیشتری خلق نماید.

Tailoring همان نقطه‌ای است که هنر مدیریت پروژه به علم مدیریت پروژه پیوند می‌خورد.