جایگاه تدارکات در پی ام بوک هشت (PMBOK 8)
در نسخه هشتم استاندارد PMBOK، حوزه تدارکات (Procurement) دیگر یک حوزه مستقل و ایزوله مانند نسخه‌های قبلی نیست، بلکه در دل سیستم ایجاد ارزش، دامنه‌های عملکردی و فرآیندهای PMBOK 8 ادغام شده است.
این نسخه تأکید می‌کند که تدارکات تنها «خرید» نیست؛ بلکه یک فرآیند راهبردی برای انتخاب تأمین‌کنندگان، مدیریت قراردادها و ایجاد ارزش پایدار برای سازمان است.
در PMBOK 8، تدارکات بر پایه سه ستون اصلی تعریف می‌شود:
- خلق ارزش
- حاکمیت و اخلاق حرفه‌ای
- مدیریت چرخه‌عمر قراردادها
۱. جایگاه تدارکات در معماری PMBOK 8
PMBOK 8 اکنون تدارکات را در چند لایه اصلی جای می‌دهد:
۱–۱. ارتباط تدارکات با دامنه Governance (حاکمیت)
تدارکات یک ابزار اجرایی نیست؛ بخشی از چارچوب حاکمیتی سازمان است.
PMBOK 8 تأکید دارد:
- سیاست‌ها و دستورالعمل‌های خرید باید با خط‌مشی‌های سازمانی هم‌سو باشند
- انتخاب تأمین‌کننده باید بر اساس شفافیت و عدالت انجام شود
- کنترل قراردادها باید در ساختار حاکمیتی تعریف شود
در نتیجه، تدارکات از یک فعالیت عملیاتی به یک فرآیند راهبردی و پاسخ‌گو ارتقا یافته است.
۱–۲. پیوند تدارکات با دامنه Finance (عملکرد مالی)
در PMBOK 8، تدارکات یکی از عوامل کلیدی در تحقق ارزش مالی است:
- مدیریت هزینه‌های تأمین
- ارزیابی مالی تأمین‌کنندگان
- کنترل پرداخت‌ها و Cash Flow
- تحلیل TCO (هزینه کل مالکیت)
به همین دلیل PMBOK 8 تأکید می‌کند که مدیر پروژه باید ارزش اقتصادی قراردادها را در طول پروژه کنترل کند، نه فقط قیمت خرید را.
۱–۳. تدارکات در ارتباط با دامنه Risk (ریسک)
PMBOK 8 می‌گوید بخش قابل‌توجهی از ریسک‌های پروژه، ناشی از تدارکات است:
- تأخیر تأمین‌کننده
- ورشکستگی یا تغییر ظرفیت
- کیفیت پایین اقلام یا خدمات
- نوسانات قیمت
- ریسک‌های قراردادی
در نتیجه، تدارکات و مدیریت ریسک باید در یک چرخه یکپارچه عمل کنند.
۱–۴. ارتباط با دامنه Resources (منابع)
تدارکات تضمین می‌کند:
- منابع بیرونی پروژه به‌موقع تأمین شوند
- قراردادهای خدماتی و منابع انسانی بر اساس استاندارد انجام شود
- ظرفیت تأمین‌کنندگان با نیاز پروژه هماهنگ باشد
PMBOK 8 تأکید می‌کند که مدیریت منابع بیرونی بخشی از مدیریت منابع پروژه است.
۲. تدارکات در Focus Areaها و فرآیندهای PMBOK 8
PMBOK 8، تدارکات را در دل فرآیندهای پنج‌گانه Focus Areas قرار می‌دهد:
۲–۱. Initiating (آغازین)
- تحلیل اولیه بازار
- شناسایی نیازها
- ارزیابی Make-or-Buy
۲–۲. Planning (برنامه‌ریزی)
- برنامه‌ریزی تدارکات
- تعریف معیارهای ارزیابی تأمین‌کنندگان
- برنامه‌ریزی مدیریت قرارداد
- تعریف الزامات فنی و تجاری
۲–۳. Executing (اجرا)
- برگزاری مناقصه
- دریافت پیشنهادها
- انتخاب تأمین‌کننده
- مذاکره و نهایی‌سازی قراردادها
۲–۴. Monitoring & Controlling (نظارت و کنترل)
- پایش عملکرد تأمین‌کننده
- کنترل کیفیت اقلام یا خدمات
- مدیریت تغییرات قرارداد
- ثبت ادعاها و اختلافات (Claims Management)
۲–۵. Closing (اختتام)
- بررسی تحویل نهایی
- تأیید نهایی پرداخت‌ها
- بستن قرارداد
- جمع‌بندی تجربه‌ها (Lessons Learned)
۳. نقش تدارکات در خلق ارزش (مطابق فلسفه PMBOK 8)
در نسخه هشتم، تدارکات صرفاً به‌عنوان یک عملیات خرید دیده نمی‌شود؛ بلکه بخشی از زنجیره خلق ارزش پروژه است.
این یعنی تدارکات باید:
- در راستای استراتژی سازمان باشد
- ارزش مالی، فنی و زمانی ایجاد کند
- ریسک پروژه را کاهش دهد
- کیفیت را ارتقا دهد
- پایداری و اخلاق را رعایت کند
به‌عبارت دیگر، تدارکات در PMBOK 8 = یک تصمیم‌گیری راهبردی، نه خرید لحظه‌ای.
۴. ابزارها و تکنیک‌های مهم تدارکات در PMBOK 8
PMBOK 8 ابزارهای مشخص معرفی نمی‌کند، اما انواع زیر به‌طور گسترده به‌کار می‌روند:
ابزارهای کلیدی در تدارکات:
- تحلیل بازار
- تحلیل هزینه و فایده
- ماتریس ارزیابی تأمین‌کننده
- مدیریت قراردادها
- مدیریت ادعاها
- مذاکره حرفه‌ای
- بررسی صلاحیت تأمین‌کننده
- پایش عملکرد (Supplier Performance Metrics)
- تحلیل SWOT تأمین‌کننده
- تحلیل ریسک تدارکات
این ابزارها به انتخاب شفاف و منصفانه کمک می‌کنند.
۵. چالش‌های رایج تدارکات در پروژه‌ها
PMBOK 8 تأکید می‌کند چالش‌ها باید به‌صورت ساختاری مدیریت شوند:
- تأخیر تأمین‌کننده
- ابهام در الزامات فنی
- نوسانات قیمت
- عدم تعهد تأمین‌کنندگان
- اختلافات قراردادی
- کیفیت نامناسب اقلام
راهکارها شامل:
Tailoring، طراحی چارچوب حاکمیت، مدیریت ریسک یکپارچه و نظارت ساختاریافته.
جمع‌بندی
در PMBOK 8، تدارکات یک فرآیند عملیاتی ساده نیست؛
بلکه بخشی از استراتژی، ارزش‌آفرینی و حاکمیت پروژه محسوب می‌شود.
تدارکات اکنون:
- با دامنه‌های عملکردی یکپارچه شده
- با ریسک، مالی و منابع ارتباط مستقیم دارد
- در Focus Areaها نقش کلیدی دارد
- و بر خلق ارزش پایدار تمرکز دارد
